1.1 Pendahuluan
Kemajuan
dalam kegiatan industry pada beberapa aspek memerlukan manajemen atau
pengelolaan yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomisan,
keterpaduan, kecepatan, ketetapan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam
rangka memperoleh hasil akhir yang sesuai harapan. Pengelolaan suatu kegiatan
dengan investasi berskala besar dan tingkat kompleksitas yang sangat sulit
membutuhkan cara teknis/metode yang teruji, sumber daya yang berkualitas, serta
penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date.
Manajemen
sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang skalanya dapat berskala kecil atau
bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan
menrapkan prinsip-prinsip dasar manajemen yang sama oleh individu atau
organisasi yang berbeda, hasil akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama
lain. Ini karena ada perbedaan-perbedaan budaya, pengalaman, lingkunga, kondisi
social, tingkat ekonomi, karakter sumber daya manusia serta kemampuan untuk
menguasai prinsip-prinsip dasar manajemen.
Untuk
memberikan gambaran tentang manajemen, selanjutnya diuraikan ruang lingkup
manajemen, seperti definisi dan kegiatan-kegiatan dalam mananejmen, manajemen
proyek, karakteristik proyek, stakeholder (pemangku kepentingan) pada proyek
serta organisasi proyek, kontrak-kontrak pada proyek, kinerja proyek, manajemen
lingkungan, manajemen risiko serta system informasi manajemen proyek yang
dijelaskan dalam uraian berikut.
1.2 Definisi dan
Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek
Manajemen
Suatu
ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya yang
terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.
Tujuan
Manajemen
Mendapatkan
metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber-sumber daya yang
terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketetapan, kecepatan, penghematan
dan keselamatan kerja secara komprehensif.
Unsur-unsur
Manajemen
Tujuan
: sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu, dan
keselamatan.
Pemimpin
: mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
Sumber-sumber
daya yang terbatas : manusia, modal/biaya, peralatan dan material.
Kegiatan
: Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalain.
Perencanaan
(Planning)
Perencanaan
harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan
paling minimal. Namun hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang bebas dari
koreksi karena sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian,
perencanaan harus terus disempurnakan secara iterative untuk menyesuaikan
dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.
Pengorganisasian
(Organizing)
Pada
kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-jenis pekerjaan,
menurut pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan
dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan
organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi
antarpribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung
jawab dan partisipasi semua pihak.
Struktrur
organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas
personel penanggung jawab yang jelas, serta kemampuan personel yang sesuai
keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.
Pelaksanaan
(Actuating)
Kegiatan
ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan
melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik
sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih
perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan-perubahan dari
rencana yang telah ditetapkan.
Pengendalian
(Controlling)
Kegiatan
yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan
aturan kerja yng telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling
minimal dan hasil paling memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan
seperti berikut :
Supervise : melakukan serangakaian
tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut
prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat
dilakukan secara bersama-sama oleh personel dengan kendali pengawas.
Inspeksi :
melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin
spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.
Tindakan
Koreksi : melakukan perbIKn dan perubahan terhadap rencana yang telah
ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.
Proyek
:
Gabungan
dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya
yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan
tujuan.
Dari
semua uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahawa Manajemen
Proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara
teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai
sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal
dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja.
1.2.1Aspek-aspek
dalam Manajemen Proyek
Dalam
manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan
sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah
yang mungkin timbul ketika proyeek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat
diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan
penanganan yang cermat adalah sebagai berikut :
Aspek
Keuangan : Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek.
Biasanya berasal dari modal sendiri dan/atau pinjaman dari Bank atau investor
dalam jangka pendek atau jangka panjang. Pembiayaan proyek menjadi sangat
krusial bila proyek berskala besar dengan tingkat kompleksitas yang rumit, yang
membutuhkan analisis keuangan yang cepat dan terencana.
Aspek
Anggaran Biaya : Masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian
biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matan dan terperinci akan
menudahkan proses pengendallian biaya, sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai
dengan anggaran yng direncanakan. Jika sebaliknya, akan terjadi peningkatan
biaya yang besar dan merugikan bila proses perencanaannya salah.
Aspek
Manajemen Sumber Daya Manusia : Masalh ini berkaitan dengan kebutuhan dan
alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak
menimbulkan masalah yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi
proyek yeng dibentuk sebelumnya dengan melakukan langkah-langkah,
proses staffing SDM, deskripsi kerja, perhitungan beban kerja,
deskripsi wewenang dan tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan
tujuan proyek.
Aspek
Manajemen Produksi : Masalah ini berkaitan dengan hasil akhir dari proyek;
hasil akhir proyek negative bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak
baik. Agar hal ini tidak terjadi, maka dilakukan berbagai usaha untuk
meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi prose produksi dan
kerja, meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan pengendalian
mutu.
Aspek Harga : Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan
harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang diahasilkan
membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.
Aspek
Efektifitas dan Efisiensi : Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk yang
dihasilakn tidak terpenuhi/tidak efektif atau dapat juga terjadi bila factor
efisiensi tidak terpenuhi, sehingga usah produksi membutuhkan biaya yang besar.
Aspek
Pemasaran : Masalah ini timbul berkaitan dengan perkembangan factor eksternal
sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisi
pasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan.
Aspek
Mutu : Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat
meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.
Aspek Waktu : Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat
dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.
1.3 Karakteristik dan
Siklus Proyek
Timbulnya
suatu proyek, dalam kurun waktu yang dibatasi, bisanya dibatasi dengan
kebutuhan-kebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan pengembangan dan
tingkat pertumbuhan social dan ekonomi dari suatu lokasi atau daerah tertentu.
Proyek biasanya difasilitasi oleh pemerintah atau dapat juga dilatarbelakangi
semata-mata oleh manfaat ekonomis, yang biasanya dilakukan oleh sector swasta.
Masing-masing
proyek biasanya karakteristik tersendiri dalam hal kegiatan yang dilakukan,
tujuan dan sasaran, serta produk akhir. Untuk lebih jelas, berikut ini
diuraikan jenis proyek berdasarkan komponen kegiatan utama dan produk akhir.
Proyek
Konstruksi : Kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, design
engineering, pengadaan dan konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan
jembatan, gedung, pelabuhan, jalan raya, dan sebagainya, yang biasanya menyerap
kebutuhan sumber daya yang besar serta dapat dimanfaatkan oleh orang banyak.
Proyek
Industri Manufaktur : Kegiatan utamanya adalah design
engineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan, uji
coba terhadap produk serta pemasaran. Produknya dapat berupa kendaraan, alat
elektronik, bahan tekstil, pakaian, serta lainnya yang dapat diproduksi dalam
jumlah missal, penggunannya dapat bersifat individu atau dapat digunakan banyak
orang.
Proyek Penelitian dan Pengembangan : Kegiatan utama pada proyek ini adalah
melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk
tertentu. Proses pelaksanaan serta lingkup kerja yang dilakukan sering
mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tujuan akhir proyek. Tujuan
proyek dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan, atau
metode produksi.
Proyek Padat Modal : Jenis proyek ini tidak diartikan berdasarkan komponen
kegiatannya saja, tetapi lebih kepada jumlah dana capital yang digunakan dengan
jumlah cukup besar. Proyek padat modal tidak selalu berarti padat tenaga kerja,
namun dapat saja proyek dengan teknologi tinggi yang menbutuhkan biaya besar
dengan tenaga kerja secukupnya. Sebagai contoh adalah proyek pembebasan lahan,
pembelian material, dan peralatan dengan jumlah besar, membangun fasilitas
produksi, dan lain sebagainya.
Proyek Pembangunan Produk Baru : Proyek ini merupakan gabungan anatara proyek
penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal, lalu dilanjutkan dengan
mendirikan unit percobaan dalam bentuk pilot plan. Setelah hasil uji coba
berhasil dan dapat diproduksi secara missal, dilanjtkan dengan proyek padat
modal untuk membangun fasilitas produksi sesuai dengan kapasitas yang
diinginkan.
Proyek Pelayanan Manajemen : Proyek ini berkenaan dengan kegiatan-kegiatan
spesifik suatu perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa atau dalam bentuk
nonfisik. Laporan akhir dari proyek dapat dipakai oleh perusahaan pemilik
proyek sebagai rekomendasi untuk pedoman pelaksanaan, standar operasional
prosedur dari suatu pekerjaan. Contoh jenis proyek ini adalah proyek
pengembangan system informasi perusahaan, perbaikan efisiensi kinerja
perusahaan, dan sebagainya.
Proyek infrastruktur : proyek ini biasanya berkaitan dengan penyediaan
kebutuhan masyarakat secara luas dalam hal prasarana transportasi, pembangunan
waduk pembangkit tenaga listrik, pengairan sawah, sarana instalasi
telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum. Biasanya proyek ini padat modal
dan padat karya yang mendapat bantuan pinjaman dari donator luar negeri dengan
pinjaman jangka panjang, yang pembayarannya serta pengelolaan dananya dilakukan
oleh pemerintah atau dapat juga dengan investasi pihak swasta kemudian
pemerintah member konsesi.
Kompleksitas
proyek dapat ditunjukkan berdasarkan skala proyek, modal yang ditanamkan,
sumber daya, tingkat keunikan, hubungan internal dan eksternalpada proyek,
serta toleransi penyimpangan yang dapat diterima. Besar kecil proyek tidak
dapat menerima kompleksitas proryek karena proyek kecil dapat saja lebih
kompleks pengelolaannya daripada proyek besar.
1.3.1Siklus
Proyek
dari
beberapa jenis proyek tersebut, tahapan kegiatan pada siklus proyeknya dapat
berbeda karena pola penanganan dan penanganannya cukup berbeda. Siklus proyek
menggambarkan urutan langkah-langkah sejak proses awal hingga proses
berakhirnya proyek. Untuk lebih memahami tahapan kegiatan dalam siklus proyek,
dibawah ini dijelaskan siklus proyek konstruksi, manufaktur dan proyek
infrastruktur berdasarkan durasi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan.
Siklus
Proyek Konstruksi
Tahap
Konsektual Gagasan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan,
kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya dan jadwal
proyek.
Tahap Studi Kelayakan : Studi kelayakan
dengan tujuan mendapatkan keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek
yang akan dilakukan. Informasi dan data dalam implementasi perencanaan proyek
lebih lengkap dari langkah diatas, sehingga penentuan dimensi dan biaya proyek
lebih akurat lagi dengan tinjauan terhadap aspek social, budaya, ekonomi,
financial, legal, teknis dan administrative yang komprehensif.
Tahap
Detail Design : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, pendalaman berbagai aspek
persoalan, design engineering dan pengembangan, pembuatan jadwal
induk dan anggaran serta menentuksan perencanaan sumber daya, pembelian dini,
penyiapan perangkat dan penentuan peserta proyek dengan program lelang.
Tujuan
tahap ini adalah menetapkan dokumen perencanaan lengkap dan terperinci, secara
teknis dan administrative, untuk memudahkan pencapaian sasaran dan tujuan
proyek.
Tahap
Pengadaan : Tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksana dengan menyertakan
dokumen perencanaan, aturan teknis dan administrasi yang lengkap, produk
tahapan detail design. Dari proses ini diperoleh penawaran yang kompetitif dari
kontraktor dengan tingkat akuntabilitas dan transparansi yang baik.
Tahap Implementasi : Tahap ini terdiri atas kegiatan, design
engineering yamg rinci, pembuatan spesifikasi dan criteria, pembelian
peralatan dan material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji
coba, start-up, demobilisasi dan laporan penutup proyek. Tujuan akhir
proyek adalah mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja
paling maksimal, dengan melakukan proses perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan
dan pengendalian yang lebih cermat serta trperinci dari proses sebelumnya. Pada
tahap ini kontraktor memilki peran dominan dengan tujuan akhir sasaran proyek
tercapai dan mendapatkan keuntungan maksimal. Peran memiliki proyek pada
tahapan ini dilakukan oleh agen pemilik sebagai konsultan pengawas pelaksanaan,
dengan tujuan mereduksi segala macam penyimpangan serta melakukan tindakan
koreksi yang diperlukan.
Tahap
Operasi dan Pemeliharan : Tahap ini terdiri atas kegiatan operasi rutin dan
pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan fasilitas bangunan yang
dapat digunakan untuk kepentingan social dan ekonomi masyarakat. Biaya yang
dikeluarkan pada tahap ini bersifat rutin dan nilainya cenderung menurun dan
pada tahap ini adanya pemasukan dana dari operasional proyek.
Siklus
Proyek Manufaktur
Tahap
Perumusan Gagasan :
Tahap ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi
kelayakan, indikasi dimensi proyek dan biaya serta jadwal.
Tahap Detail Design : Tahap ini terdiri atas kegiatan
analisis fungsi dan preliminary design terhadap produk yang akan
dibuat, design engineering terinci serta pengembanagan produk dengan
acuan spesifikasi, criteria dan gambar design yang telah dibuat sebelumnya.
Tahap Pengembangan dan Integrasi Sistem : Tahap ini
melakukan studi dan pengembangan fasilitas dan peralatan yang akan digunakan,
lalu melakukan proses integrasi terhadap system.
Membuat
Prototipe :
Sebelum produk akhir dihasilkan, biasanya di buat prototype yang kemudian
langsung di uji coba untuk mendapat masukan bagi kegiatan berikutnya.
Manufaktur : Kegiatan tahap ini adalah melakukan
pembelian material dan peralatan secara fabrikasi komponen produk untuk
mempersiapkan produksi missal.
Perakitan
dan Instalasi :
Kegiatan ini terdiri atas merakit komponen-komponen produk menjadi produk
akhir, mengadakan tes, inspeksi dan uji coba sebelum sampai ke konsumen.
Siklus Proyek Infrastruktur
Tahap
Komseptual Proyek :
Pada thapan ini biasanya pemerintah membuat rancangan konseptual untuk proyek
jalan tol dengan mengacu kepada kebutuhan yang mendesak serta mempunyai cukup
akses dengan jaringan jalan yang sudah ada. Pihak swasta dapat juga mengajukan
proposal kepada pemerintah dengan pertimbangan-pertimbangan teknis serta
financial yang cukuo memadai.
Tahap promosi : Tahap promosi terdiri atas design
pendahuluan, evaluasi studi kelayakan dan penyerahan konsesi oleh pemerintah
kepada pihak swasta yang di beri wewenang menyelenggarakan proyek,dengan
pertimbangan kesepakatan kedua belah pihak sudah memennuhi ketentuan yang
berlaku.
Tahap Detail Design dan Pengadaan : Tahap ini adalah
design terperinci, terdiri atas kegiatan pendalaman aspek persoalan, seperti
: design engineering, pembuatan jadwal induk atau anggaran, penyiapan
perangkat dan peserta proyek untuk program lelang pelaksana konstruksi.
Tahap
Konstruksi : Pelaksanaan
konstruksi membutuhkan biaya sangat besar, pembiayaannya dapa diperoleh dari
pasar modal atau pinjaman sindikasi bank atau dapat juga dengan penyertaan
modal oleh stake-holder lainnya.
Tahap
Operasi dan Pemeliharaan :
Pada tahap ini pihak swasta dapat bekerja sama dengan operatot yang telah
berpengalaman dalam hal pengoperasian jalan tol sebagai bagian dari konsorsium
proyek. Pihak operator melakukan kegiatan pemungutan biaya kepada masyarakat,
pemeliharaan terhadap fasilitas proyek yang semuanya diawasi secara penuh oleh
pihak konsorsium dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan kinerja
biaya, waktu, mutu dan keselamatan kerja yang paling maksimal.
1.4 Organisasi Proyek
Organisasi
proyek biasanya adalah bagian dari organisasi yang lebih besar seperti
pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau dapat juga dengan skala lebih
kecil seperti perusahaan, lembaga pendidikan, lembaga kesehatan, lembaga
penelitian, kumpulan dari kelompok kepentingan, dan lainnya.
Agar
tujuan organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai berikut :
Identifikasi
dan pembagian kegiatan :
identifikasi dan pembagian kegiatan proyek perlu diketahui untuk menentukan
volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan
serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan
sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.
Pengelompokan
penanggung jawab kegiatan :
agar hasilnya maksimal, pemilihan penanggung jawab organisasi disesuaikan
dengan keahlian, keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga
sasaran dan tujuan proyek dapat tercapai.
Penentuan
wewenang dan tanggung jawab :
setiap personel penanggung jawab kegiatan harus mengetahui wewenang dan
tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar
prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya.
Menyusun
mekanisme pengendalian :
karena organisasi proyek melibatkan banyak pihak, maka agar tidak terjadi
penyimpangan, mekanisme pengendalian dan kordinasi dibuat dalam format yang
dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta
melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan.
Struktur
organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar
kebutuhan system manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai
susunan dan hierarki yang berlainan pula. Pemilihan organisasi proyek
didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks
proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya. Beberapa macam susunan
organisasi proyek dapat dijelaskan seperti di bawah ini.
Organisasi
Proyek Fungsional : Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut
fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertical.
Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari
pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar
dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional digunakan.
Organisasi
Proyek Murni : Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian
tersendiri dari organsasi fungsional perusahaan, di mana manajer mempunyai
otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen
dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.
Organisasi
Proyek Matriks : Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari
organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai
disiplin ilmu yang terlibat dalam organsasi fungsional sebagai bagian dari
proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi
fungsional perusahaan.
1.5 Kontrak-kontrak pada
Proyek
Kontrak
pada proyek menentukan hak dan kewajiban antara dua belah pihak atau lebih yang
terlibat dalam kontrak, biasa dilakukan antara pemilik dengan konsultan atau
kontraktor, kontraktor dengan pemasok, dan lain sebagainya. Kontrak bersifat
mempunyai aspek hokum yang kuat serta mengikat, sehingga para pihak yang
terlibat mempunyai kewajiban-kewajiban yang harus dipenuhi, ditulis dengan
jelas dalam dokumen kontrak.
1.5.1Kontrak
Proyek Konstruksi
Proyek
konstruksi mempunyai dua jenis kontrak, yaitu kontrak penawaran bersaing dan
kontrak penawaran dengan negosiasi, masing-masing penjelasannya seperti
diuraikan di bawah ini.
Kontrak
Penawaran Bersaing
Setelah
penawaran lelang dilakukan dan didapat secara bertanggung jawab serta dengan
studi dan evaluasi penawaran diterima, proyek pun diserahkan kepada kontraktor
terpilih lalu ditrbitkanlah Surat Perintah Kerja (SPK). Hal-hal yang perlu
diprhatikan dalam kontrak dengan penawaran bersaing :
1. Pelaksanaan pekerjaan diserahkan pada
peserta penawaran yang bertanggung jawab dan mempunyai harga penawaran yang
bertanggung jawab dan mempunyai harga penawaran terendah. Kontraktor yang
bertanggung jawab adalah :
Lulus
prakualifikasi dengan criteria yang telah ditentukan.
Mempunyai
tanggung jawab trhadap mutu, kemampuan dan kapasitas yang dibutuhkan.
Tidak
curang, tidak melakukan kolusi dan tidak ada catatan buruk.
Mempunyai
reputasi yang baik dalam hal kerja sama.
2. Kontrak penawaran
bersaing dilakukan untuk proyek public dan pribadi.
3. Estimasi biaya
dilakukan oleh owner, dengan ketentuan :
Lelang gagal bila penawaran terendah dari
kontraktor lebih besar dari estimasi owner.
Dapat
dijadikan acuan untuk mengoreksi kesalahan dalam penawaran/lelang seperti
ketidakseimbangan dalam unit price dan kesalahan pelaksanaan peserta
lelang.
4. Pernyataan
tentang penyerahan bukanlah wewenang pernyataan untuk memualai pekerjaan.
Kontrak
penawaran bersaing terdiri atas :
1. Kontrak
lump sump, di mana biaya yang harus dikeluarkan pemilik proyek adalah suatu
jumlah tetap yang didapat dari perhitungan seluruh aspek pekerjaan sesuai
dengan dokumen kontrak, seperti gambar design, spesifikasi umum dan teknis
serta aturan-aturan administrative lainnya. Jenis kontrak ini mempunyai
karakteristik sebagai berikut :
Jenis kontrak ini meliput semua biaya yang
tetap terdiri dari semua aspek pekerjaan.
Jumlah
biaya yang ditetapkan sudah memperhitungkan kesulitan-kesulitan di lapangan
serta biaya-biaya tak terduga, sehingga tidak ada tambahan biaya lagi untuk
kondisi tersebut, sehingga perencanaan proyek diusahakn dengan sempurna.
Kondisi
yang diperhitungkan adalah dalam keadaan force major.
Banyak
dipakai karena beresiko minimal bagi pemilik proyek.
Biaya
yang harus disediakan dapat diketahui lebih awal
Banyak dipakai oleh pemilik proyek dengan harapan pekerjaan tambah kurang
diminimalisir.
Kontrak ni tidak cocok untuk volume pekerjaan yang tidak pasti seperti
pekerjaan penggalian tanah dan pekerjaan pondasi.
2.Kontrak
unit price, didasarkan atas estimasi volume pekerjaan yang telah diklarifikasi
berssama-sama pemilik proyek dengan jumlah biaya per unit pekerjaan. Jenis
kontrak ini mempunyai karakteristik sebagai berikut Kontrak penawaran bersaing
mempunyai keuntungan-keuntungan, seperti pelaksanaan dilakukan oleh kontraktor
dengan penawaran terendah serta dilakukan oleh kontraktor dengan penawaran
terendah serta dengan kriteria sebagai berikut :
Telah lulus prakualifikasi, mempunyai tanggung
jawab terhadap mutu.
Kemampuan
andal serta kapasitas sesuai yang dibutuhkan.
Tidak
pernah melakukan kecurangan atau catatan buruk lainnya.
Mempunyai
reputasi yang baik dalam koordinasi internal proyek dan hasil akhir proyek
selalu memuaskan pemilik proyek.
Kontrak
Penawaran Negosiasi Biaya
Kontrak
penawaran negosiasi biaya adalah melakukan transaksi dengan cara penawaran yang
dilakukan oleh dua belah pihak, yaitu pemilik proyek dan kontraktor pelaksana
yang dikenal pemilik, dengan harapan diperoleh harga penawaran yang sesuai
dengan keinginan pihak-pihak tersebut. Kontrak ini biasanya terdiri atas :
Kontrak
lump sum, harga ditentukan dari negosiasi penawaran yang dilakukan oleh pemilik
proyek dengan klotraktor dengan catatanharga yang disepakati sesuai dengan
volume pekerjaan yang dihitung pemilik proyek berdasarkan klarifikasi kedua
belah pihak.
Unit
price, jenis ini juga sama dengan cara kontrak penawaran bersaing, namun harga
ditentukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
Kontrak
cost plus free, pembayaran oleh pemilik proyek didasarkan atas daftar biaya
yang dikeluarkan oleh kontraktor setelah proyek selesai ditambah dengan
keuntungannya. Jenis kontrak ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :
Kontrak
pembayaran, prosedur dan metode kerja, hasil akhir proyek serta jumlah
keuntungan buat kontraktor harus diuraikan secara jelas agar tidak terjadi
perselisihan di kemudian hari.
Diperlukan
metode akunting, yang telah disetujui oleh pemilik proyek, untuk
perhitungan-perhitungan pembiayaan oleh kontraktor.
Memakai
prosedur subletting-contract.
Risiko
terbesar, yang ada pad pemilik proyek, terjadi bila kontraktor melakukan
kecurangan karena pengawasan yang tidak ketat.
Daftar
biaya pekerjaan yang dibayarkan oleh pemilik proyek kepada kontraktor pelaksana
berdasarkan hasil kesepakatan.
Kontrak
ini dapat memuaskan kedua belah pihak bila kesepakatan-kesepakatan yang dibuat
sebelumnyadijalani sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing
pihak.
Biasanya
keuntungan yang diperoleh kontraktor sebesar 10% atau berdasarkan kesepakatan.
Sistem
Kontrak pada Proyek Konstruksi
Sistem
kontrak diberlakukan dalam proyek konstruksi. Yang mengatur hubungan
kontrak dan koordinasi terhadap semua pihak yang terlibat.
Kontraktor
Utama Tunggal (Single Prime Contract): Kontraktor utama yang sudah
melakukan kontrak dengan pemilik proyek melakukan hubungan koordinasi dan
hubungan kontrak dengan hierarki organisasi dibawahnya seperti berbagai
sunkontraktor spesialis dan pemasok material. Pada sistem ini, hanya kontraktor
utama yang bertanggung jawab terhadap seluruh pekerjaan proyek kepada pemilik.
Kontraktor
Utama Terpisah (Separate Prime Contract): Proyek yang mempunyai skala
pembangunan fisik sangat esar membutuhkan banyak kntraktor utama, masing-masing
melakukan hubungan kontrak dan hubungan koordinasi dengan hierarki organisasi
di bawahnya, seperti berbagai subkontraktor spesialis dan pemasok material,
selain hubungan kontrak dengan pemilik proyek.
Desain
dan Bangun (Design and Build): Tim kosep dalam proyek sistem ini adalah pemilik
dengan satu perusahaan yang terdiri atas perencana dan kontraktor. Perusahaan
tersebut menyediakan dana, merencanaka serta melaksanakan pembangunan
konstruksi. Setelah proyek berakhir, bangunan dialihkan kepada pemilik proyek
dengan sisten turn key.
Manajemen
Konstruksi (Construction Management): Kontraktor melakukan pekerjaan dengan
koordinasi dan diawali oleh wakil pemilik proyek dalam organisasi manajemen
konstruksi.
Desain
dan Kelola (Design and Manage): Kontraktor melaksanakan pekerjaan perencanaan,
serta melakukan pekerjaan konstruksi secara keseluruhan.
Pembayaran
Kontrak Proyek Konstruksi
Fee
kontraktor bervariasi, bergantung pada karakteristik proyek seperti :
Kompleksitas
proyek
Lokasi
Kebutuhan
sumber daya
Estimasi
waktu
Risiko
yang dihadapi
Pembayaran
Kemajuan/Prestasi Proyek (Progress Payment)
Pembayaran
kemajuan/prestasi proyek dilakukan secara periodik dengan batasan waktu:
harian, fase, bulanan, atas presentasi/bobot yang disetujui oleh konsultan
pengawas atau manajemen konstruksi. Bila kontrak dengan cara fixed price,
biasanya kontraktor mengajukan aplikasi tagihan tiap periode dan owner membayar
10 hari sesudahnya. Untuk kontrak lump sum digunakan cara periodik
dan presentasi/bobot, sedangkan pada kontrak cost plus fee, kontraktor
mengajukan tagihan owner pada setiap interval waktu selama
pelaksanaan proyek.
Jaminan
yang Ditahan (Retainage) Serah Terima dan Pembayaran Akhir
Dalam
kontrak proyek konstruksi, khususnya untuk penawaran bersaing kontraktor harus
menediakan persentase tertentu dari pembangunan kemajuan proyek yang ditahan
(retain), gunanya untuk menjamin kontraktor agar terpacu dalam progres mutu dan
jadwal waktu.
Serah
terima dilakukan bila kontraktor telah menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai
secara substansial, kemudian dilakukan inspeksi dengan mengacu pada daftar
check list kemudian diterbitkan sertifikat penyelesaian substansial pada saat
serah terima. Owner membayar 95% total biaya proyek di mana owner menempati
bangunan, sedangkan 5% sisanya untuk penjaminan perbaikan yang dibayarkan
setelah masa pemeliharaan selesai.
Dokumen
Kontrak
Dokumen
Kontrak adalah dokumen tertulis untuk menetukan secara tepat hak dan kewajiban
setiap pihak. Isi dokumen kontrak :
1. Surat
Penawaran
2. Instruksi
Kepada Penawar
3. Syarat-syarat
Umum
4. Syarat-syarat
Tambahan
5. Spesifikasi
Teknik
6. Gambar
7. Adendum
8. Proposal
9. Surat
Jaminan Penawaran
10. Persetujuan
11. Surat Jaminan
Pelaksanaan
12. Surat Jaminan
Pembayaran Tenaga dan Material
13. Skedul Waktu
14. Kondisi Kerja (Umum dan
Khusus)
15. Dokumen Maintenance dan Training.
Kesepkatan
oleh dua pihak, yaitu kontraktor dan owner, dalam dokumen kontrak:
Spesifikasi lebih kuat/berlaku dari pada
syarat-syarat umum.
Tulisan
tangan lebih berlaku daripada yang dicetak.
Ketentuan
yang diketik lebih berlaku daripada yang dicetak.
Kata-kata
lebih berlaku daripada nomor-nomor angka.
Bila
ada yang merugikan, diinterpretasikan melalui gambar.
Spesifikasi
lebih berlaku dari gambar.
1.5.2. Kontrak
Proyek Infrastruktur
Beberapa
proyek infrasturktur sudah banyak dilakukan dengan cara privatisasi, di mana
pera swasta lebih dominan dibanding pemerintah. Kondisi ini mempengaruhi
kontrak kedua belah pihak, masing-masing mempunyai posisi dengan hak dan
kewajiban dengan konsekuensi yang sama. Semua ini dimaksudkan untuk memberikan
pelayanan publik dengan standar yang lebih tinggi, transparan, dan bertanggung
jawab. Kontrak proyek infrastruktur dapat diuraikan seperti di bawah ini :
Build Operate Transfer (BOT). Suatu rancangan
kontrak dimana sektor swasta membangun suatu fasilitas dengan biaya sendiri,
lalu mengoperasikannya dan memungut pembayaran terhadap pengguna fasilitas, lalu
sektor swasta mengalihkannya kepada pemerintah setelah kurun waktu tertentu
yang telah disepakati.
Build
Transfer Operate (BTO). Suatu rancangan kontrak dimana sektor swasta
membangun suatu fasilitas, yang setelah selesai dialihkan kepada pemerintah sebagai
pemilik yang kemudian mengoperasikan fasilitas tersebut.
Build
Own Operate (BOO). Suatu rancangan kontrak di mana pihak swasta membangun suatu
fasilitas dengan biaya sendiri, mengoperasikannya dan memungut pembayaran
terhadap pengguna fasilitas tersebut. Pihak swasta mengoperasikan dan memiliki
fasilitas tersebut tanpa waktu yang ditentukan. Kontrak proyek BOO hampir sama
dengan BOT. Perbedaannya, tidak adanya kewajiban bagi pihak swasta untuk
mengalihkan aset kepemilikan kepada pemerintah.
1.6
Manajemen Sunber Daya
Perencanaan
sumber daya yang matang dan cermat sesuai dengan kebutuhan logis proyek akan
membantu pencapaian sasaran dan tujuan proyek secara maksimal, dengan tingkat
efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Kebutuhan sumber daya pada tiap-tiap
proyek tidak selalu sama, bergantung pada skala, lokasi serta tingkat keunikan
masing-masing proyek. Namun demikin, perencanaan sumber daya dapat dihitumg
dengan pendekatan matematis yang memberikan hasil optimal dibandingkan hanya
dengan perkiraan pengalaman, yang tingkat efektivitas dan efisiensi nya rendah.
Dalam
menetukan alokasi sumber daya untuk proyek, beberapa aspek yang perlu
diperhatikan dan dipertimbangkan adalah sebagai berikut :
Jumlah sumber daya yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan proyek.
Konidsi keuangan membayar sumber daya yang akan digunakan.
Produktivitas sumber daya.
Kemapuan
dan kapasitas sumber daya yang akan digunakan.
Efeketivitas
dan efisiensi sumber daya yang digunakan.
1.6.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Sumber
daya manusia yang ada pada suatu proyek dapat dikategorikan sebagai tenaga
kerja tetap dan tenaga kerja tidak tetap. Pembagian kategori ini dimaksudkan
agar efisiensi perusahaandalam mengelola sumber daya dapat maksimal dengan
beban ekonomis yang memadai. Tenaga kerja/karyawan yang berstatus tetap
biasanya dikelola perusahaan dengan pembayaran gaji tetap setiap bulannya dan
diberi beberapa fasilitas lain dalam rangka memelihara produktivitas kerja
karyawan serta rasa kebersamaan dan rasa memiliki perusahaan. Hal ini dilakukan
agar karyawan tetap sebagai aset perusahaan dapat memberikan karya terbaiknya
serta memberikan keuntungan bagi perusahaan sesuai dengan keahlian yang
dimiliknya. Adanya tenaga kerja tidak tetap dimaksudkan agar perusahaan tidak
terbebani oleh pembayaran gaji tiap bulan bila proyek tidak ada atau jumlah
kebutuhan tenaga kerja pada saat tertentu dalam suatu proyek dapat disesuaikan
dengan jumlah yang seharusnya.
1.6.2
Manajemen Sumber Daya Peralatan
Dalam
penentuan alokasi sumber daya peralatan yang akan digunakn dalam suatu proyek,
kondisi kerja serta kondisi peralatan perl diidentifikasi dahulu. Beberapa yang
perlu diidentifikasi adalah :
Medan
Kerja, identifikasi ini untuk menentukan kondisi medan kerja dari tingkat
mudah, sedang, atau berat. Kapasitas peralatan yang digunakan dapat disesuaikan
dengan kondisi-kondisi tersebut.
Cuaca,
identifikasi ini perlu dilakukan khususnya pada proyek dengan keadaan lahan
terbuka. Cuaca basah/hujan cenderung menyulitkan pengendalian peralatan, baik
mobilisasinya atau manuver-manuver yang akan dilakukan di lokasi setempat.
Mobilitas
peraltan ke lokasi proyek perlu didrencanakan dengan detail, khususnya untuk
peralatan berat. Akan ada kesulitan bila rute perjalanan menuju proyek bila
tidak didukung oleh keadaan jalan atau jembatan kecil atau tidak memadai.
Komunikasi
yang memadai antar-operator pengendali dengan pengendali pekerjaan harus
terjalin baik, denga perlatan komunikasi yang cukup dan harus tersedia agar
langkah-langkah pekerjaan yang dilakuka sesuai rencana.
Fungsi
peralatan harus sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan untuk menghidari tingkat
pemakaian yang tidak efektif dan efisien.
Kondisi
peralatan harus layak pakai agar pekerjaan tidak tertunda karena peraltan
rusak. Bila perlu tenaga mekanikal harus disiapkan guna mengatasi
kerusakan-kerusakan alat.
1.6.3
Manajemen Sumber Daya Material
Dalam
pengelolaan material dibutuhkan beragam informasi tentang spesfikasi, harga
maupun kualitas yang diinginkan, agar beberapa penawaran pemasok dapat dipilih
sesuai dengan spesifikasi proyek dengan harga yang paling ekonomis, seperti
diuraikan di bawah ini.
Kualitas
material yang dibutuhkan menggunakan tipe tertentu dengan mutu harus sesuai
dengan persyaratkan dalam spesifikasi proyek.
Spesifikasi
teknik material, merupakan dokumentasi persyaratan teknis material yang
direncanakan dan menjadi acuan untuk pemenuhan kebutuhan maerial.
Lingkup penawaran yang diajukan oleh beberapa pemasok adalah dengan memilih
harga yang paling murah dengan kualitas material terbaik.
Waktu pengiriman/delivery menyesuaikan dengan jadwal pemakaian material,
biasanya beberpa material dikrim sebelum pekerjaan dimulai.
Pajak
penjualan material, dibebankan pada pemilik proyek yang telah dihitung dalam
harga satuan material atau dalam harga proyek keseluruhan.
Termin pembayaran logistik material harus disesuaikan dengan cashflow proyek
agar likuiditas keuangan proyek tetap aman.
Pemasok
material adalah rekanan terpilih, telah bekerja sama dengan baik dan memberikan
pelayanan yang memuaskan pada proyek sebelumnya.
Gudang penimbunan material harus cukup untuk menampung material yang siap
dipakai, sehingga kapasitas dan lalu lintas materialnya harus diperhitungkan.
Harga
material dapat naik sewaktu-waktu saat proyek dilaksanakan, sehngga eskalasi
harga harus dimasukan dalam komponen harga satuan.
Jadwal
penggunaan material harus sesuai, antara kebutuhan proyek dengan waktu
pengiriman material dan pemasok. Oleh karena itu, penggun subschedule material
yang untuk tiap-tiap item pekerjaan mutlak dilakukan agar tidak mempengaruhi
ketersediaan material dalam proyek.
Manajemen
Sumber Daya Modal/Keuangan
Dalam
mengelola suatu proyek, dibutuhkan perencanaan matang dalam hal aliran kas
masuk dan kas keluar, yang disebut Aliran Kas (Cashflow). Aliran kas memuat
penggunaan dana selama proyek berlangsung, berupa :
Kas
keluar, seperti : penggunaan modal, pembayaran tenga kerja dan staff
kantor, pembelian material, sewa/beli peralatan, pembayaran subkontraktor dan
pemasok pembayaran pajak, pembayaran asuransi, retensi, pembayaran pinjaman
serta bung bank serta biaya overhead.
Kas
masuk, seperti: modal awal, pinjaman dari bank,uang muka proyek, penerimaan
termin pembayaran.
1.7 Manajemen Lingkungan
Wawasan
pengetahuan terhadap lingkungan memberikan polarisasi dalam cara pandang di
negara-negara maju dan di negara-negara berkembang. Cara pandang ini berbeda,
dipengaruhi oleh tingkat kemajuan teknologi, kesejahteraan, keamanan dan
kepedulian masing-masingnegara tersebut.
Pada
negara maju, kerusakan ligkungan dipandang sebagai ancaman terhadap kehidupan.
Sebaliknya, pada negara berkembang yang masih bergulat dengan pemenuhan
kebutuhan dasar hidup, kepedulian terhadap lingkungan masih rendah dan mereka
belum mempunyai sistem penanganan lingkungan yang memadai. Beberapa kerusakan
lingkungan mencuat ke permukaan disebabkan kelalaian manusia, penguasaan
pengetahuan tentang ligkungan yang rendah, serta bencan alam.
Pengendalian
Manajemen Lingkungan
Pengendalian
lingkungan adalah fase terakhir dari perencanaan, pelaksanaan, dan pemeriksaan
Sistem Manajemen Lingkungan. Hal pertama yang dilakukan dalam pengendalian
adalah melakukan pengendalian terhadap dokumen sehingga perusahaan dapat
menyusun dan memelihara dokumen, memenuhi persyaratan elemen-elemen yang
memadai dalam menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan.
1.7.1 Audit Sistem Manajemen Lingkungan
Dalam
ISO 14001, organisasi perusahaan diwajibkan melakukan audit agar sistem
manajemen lingkungan yang direncanakan dapat dilaksansakan, diperiksa dan
dilakukan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Jadwal waktu program
audit dilakukan atas dasar pentingnya aspek-aspek lingkungan yang
terdokumentasi dalam penilaian. Perencanaan yang termasuk dalam program sistem
manajemen lingkungan dapat dievaluasi dengan kegiatan-kegiatan terkait dan
dengan hasil audit sebelumnya.
1.8
Manajemen Risiko
Kata
risiko berasal dari bahasa Arab yang berarti hadiah yang tidak diharap-harap
datangnya dari surga. Atau dalam kamus Webster, risiko dikonotasikan negatif
sebagai kemungkinan kerugian akibat kecelakaan, ketidakberuntungan dan
kerusakan. Menurut Wideman (1992), risisko proyek dalam manajemen risiko adalah
efek kumulasi dari peluang kejadian yang tidak pasti, yang mempengaruhi sasaran
dan tujuan proyek. Secara ilmiah risiko didefinisikan sebagai kombinasi fungsi
dari frekuensi kejadian, probabilitas dan konsekuensi dari bahaya risiko yang
terjadi.
Frekuensi
kejadian dengan tingkat pengulanganyang tinggi akan memperbesar probabilitas
atau kemungkinan kejadiannya. Frekuensi kejadian boleh tidak dipakai seperti
perumusan di atas, karena itu risiko dapat dituliskan sebgai fungsi dan
probabilitas dan konsekuensi saja, dengan asumsi frekuensi telah termasuk dalam
probabilitas.
Nilai
probabilita adalah nilai dari kemungkinan risiko akan terjadi berdasarkan
pengalaman-pengalaman yang sudah ada, berdasarka nilai kualitas dan
kuantitasnya. Jika tidak memiliki cukup pengalaman dalam menetukan probabilitas
risiko, maka probabilitas risiko harus dilakukan dengan hati-hati serta dengan
langkah sistematis agar nilainya tidak banyak menyimpang. Untuk itu studi
literatur dan studi banding pada perusahaan/proyek lain yang pernah
mengalaminya perlu dilakukan guna mereduksi ketidakpastian yang lebih besar.
1.8.1
Identifikasi Risiko
Identifikasi
risiko dilakukan agar variable risiko yang dinilai dan dievaluasi dapat
diketahui dan diidentifikasi dan ditangani, dengan metode sebagai berikut :
Check
list, didasarkan atas
pengalaman yang digunakan untuk situasi proyek yang sama dengan kejadian yang
berulang-ulang.
Thinking
prompts, menggunakan data check
list kemudian diturunkan menjadi lebih spesifik dengan risiko penting tidak
dihilangkan.
HAZOP
(Hazard and Operability),
metode ini mengidentifikasi bahaya dan masalah operasional yang timbul.
Past data, metode ini dilakukan dengan mengidentifikasi
kerugian yang sering terjadi, dengan menggunakan data masa lampau.
Audits, bertujuan memonitor sistem, dengan
mengidentifikasi dan meguji beberapa masalah, bukan mengidentifikasi risiko
yang terjadi.
FMEA
(Failure Mode and Effect Analysis), hampr
sama seperti HAZOP tetapi motode ini mengidentifikasi ‘bagaimanapun kejadian
bisa terjadi’, bukannya ‘apa yang terjadi jika ada kegagalan’ seperti
identifikasi metode HAZOP.
Critical
Incident Analysis, dengan
melakukan curah gagasan dalam tim lalu mengidentifikasi dan mencegah masalah
agar tidak menjadi lebih rumit.
1.8.2 Penilaian
Risiko
Penilaian
risiko dilakukan dalam tiga tahapan guna memastikan objektivitas variable
risiko dengan cara menilai tingkat pentingnya, menganalisis kategori risiko
untuk mengetahui klasifikasinya, serta menilai potensi risiko dengan memberikan
kriteria-kriteria tertentu.
1. Evaluasi
penentuan Tingkat Penting Risiko dilakukan guna mendapatkan variable risiko
yang menjadi prioritas terpilih dari proyek yang ditangani. Evaluasi dapat
dilakukan dengan cara survei responden terhadap varible risikonya, kemudian
hasilnya dianalisis dengan cara statistik diskriptif atau bisa saja dari
catatan data masa lampau terhadap proyek sejenis lalu dilakukan justifikasi
oleh pakarnya.
2. Analisis Risiko, membuat klasifikasi risiko berdasarkan probabilitas kejadian serta konsekuensi yang harus dilakukan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif pada masing-masing langkah penilaian.
3. Menetukan besar porsi risiko, yang dinominalkan dalam bentuk biaya risiko dihitung berdasarkan nilai Expected Monetary Value (EMV), yang merupakan hasil dari penggandaan probabilitas kejadian.
2. Analisis Risiko, membuat klasifikasi risiko berdasarkan probabilitas kejadian serta konsekuensi yang harus dilakukan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif pada masing-masing langkah penilaian.
3. Menetukan besar porsi risiko, yang dinominalkan dalam bentuk biaya risiko dihitung berdasarkan nilai Expected Monetary Value (EMV), yang merupakan hasil dari penggandaan probabilitas kejadian.
1.8.3
Penanganan Risiko
Penanganan
risiko dimaksudkan agar jenis dan biaya risiko yang nilai nominalnya telah
dihitung, dapat dikelola atau ditangani sehingga solusi serta penanggung jawab
risikonya dapat ditentukan. Ada beberapa cara menentukan penanganan risiko
berdasarkan klarifikasi bentuk risikonya, yaitu:
Risiko
yang dapat diterima, yaitu bentuk risiko yang ditanggulangi oleh
individu/perusahaan karena konsekuensinya dinilai cukup kecil.
Risiko
yang direduksi, yaitu bentuk risiko yang dapat ditangani dengan cara menangani
suatu tindakan alternatif yang nilai konsekuensinya dapat saja nihil atau
paling tidak konsekuensi yang ditangani lebih kecil.
Risisko
yang dikurangi, yaitu suatu bentuk risiko yang dampak kerugiannya dapat
dikurangi dengan cara memperkecil kejadiannya atau konsekuensi yang ditimbulkannya.
Risiko
yang dipindahkan, yaitu suatu bentuk risiko yang dapat dipindahkan kepada pihak
lain sebagian atau keseluruhan.
1.9 Manajemen Sistem Informasi
Sistem
informasi sangat berperan pada proyek, khususnya dalam hubungan pengiriman dan
pertukaran informasi dan data proyek dari dan ke perusahaan pusat. Sistem
manajemen informasi bertujuan meningkatkan kinerja proyek dan kinerja
perusahaan dengan skala luas dalam hal fungsi ekonomi, fungsi teknis, fungsi
jaminan kualitas (quality assurance), fungsi waktu, serta fungsi evaluasi
proyek dengan beberapa tampilan data dan informasi lengkap yang berguna dalam
pengambilan keputusan. Pengolahan database memuat sumber-sumber data atau dari
pengumpulan data primer proyek yang akan dikerjakan, tujuannya untuk
meningkatkan pengetahuan serta mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan
keputusan.
Databse
yang baik, sistematis, serta mudah pengolahannya akan memberikan informasi yang
akurat, sehingga fungsi informasinya serta tingkat efisiensi penggunaannya makin
tinggi. Databse harus mudah di akses oleh berbagai pihak yang memerlukan sesuai
dengan wewenang dan dengan tingkat keamanan yang tinggi. Membuat database yang
baik memerlukan pengetahuan komprehensif mengenai sistematika berpikir input,
proses maupun ouput sistem informasi. Kemampuan peralatan perangkat keras dan
perangkat lunaknya harus diidentifikasi terlebih dulu agar memenuhi kapasitas
pengolahan data maupun kinerja. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi overload
kapasitas, sementara kemampuan peralatan tidak mencukupi. Sebaliknya kemampuan
peralatan yang tinggi akan menjadi tidak ekonomis bila dipakai dengan kapasitas
yang rendah.
1.10 Kinerja Proyek
Kinerja
proyek dapat diukur dari indikator kinerja biaya, mutu, waktu, serta
keselamatan kerja dengan merencanakan secara cermat, teliti, dan terpadu
seluruh alokasi sumber daya manusia, peralatan,material, serta biaya yang
sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Semua ini diselaraskan dengan sasaran
dan tujuan proyek.
1.10.1
Manajemen Biaya
Seluruh
urutan kegiatan proyek perlu memiliki standar kinerja biaya proyek yang dibuat
dengan akurat dengan cara membuat format perencanaan seperti di bawah
ini.
Kurva
S, selain dapat mengetahuo progres waktu proyek, kurva S berguna juga untuk
mengendalikan kinerja biaya, hal ini duitunjukkan dari bobot pengeluaran
kumulatif masing-masing kegiatan yang dapat dikontrol dengan membandingkannya
dengan baseline periode tertentu sesuai dengan kemajuan aktual proyek.
Diagram
Cash Flow, diagram yang menunjukkan rencana aliran pengeluaran dan pemasukan
biaya selama proyek berlangsung. Diagram ini diharapkan dapat mengendalikan
keseluruhan biaya proyek secara detail sehingga tidak mengganggu keseimbngan
kas proyek.
Kurva
Earned Value yang menyatakan nilai uang yang telah dikeluarkan pada
baseline tertentu sesuai dengan kemajuan aktual proyek. Bila ada indikasi
biaya yang dikeluarkan melebihi rencana, maka biaya itu dikoreksi dengan
melakukan penjadwalan ulang dan meramalkan seberapa besar biaya yang harus
dikeluarkan sampai akhir proyek karena penyimpangan tersebut.
Balance
Sheet, yang menyatakan besarnya aktiva dan pasiva keuangan perusahaan selama
periode satu tahun dengan keseluruhan proyek yang telah dikerjakan beserta
aset-aset yang dimiliki perusahaan.
1.10.2
Manajemen Mutu
Jaminan
mutu (quality assurance) dapat diperoleh dengan melakukan proses berdasarkan
kriteria material atau kerja yang telah ditetapkan hingga didapat standar
produk akhir, dapat pula dengan melaukukan suatu proses prosedur kerja yang
berbentuk sistem mutu hingga didapat standar sistem mutu terhadap produk akhir.
Pengendalian tiap-tiap proses (quality control) dimaksudkan untuk menjamin mutu
material atau kerja yang diperoleh sesuai dengan sasaran dan tujuan yang
diterapkan.
Mendapatkan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 dengan menjalankan prosedur sebagai bagian dari
keseluruhan sistem untuk mendapatkan produk akhir yang sesuai dengan yang
direncanakan. Prinsip-prinsip dasar yang dilakukan adalah membuat dan menulis
perencanaan (say what you do), melaksanakan dan mengendalikan sesuai rencana
(what you say) serta mencatat apa yang telah dilakukan (record what you did).
Sedangkan untuk melengkapi persyaratan sistem mutu diatas sehingga didapat mutu
terbaik terhadap standar produk akhir, dilakukan dengan cara membuat gambar
kerja yang detail dan akurat, lalu membuat spesifikasi umum dan teknis terhadap
pekerjaan dan material yang digunakan.
Untuk
pengendalian selama pelaksanaan proyek, jadwal pengiriman material harus tepat
waktu, proses penyimpanan material aman dan terlindung, selain itu dibuatkan
format standar prosedur operasinya mengikuti spesifikasi yang telah ditetapkan
dalam penggunaan materialnya.
Melengkapi
pengendalian kinerja mutu dapat dilakukan dengan membuat prosedur dan instruksi
kerja dari total quality control (Pengendalian Mutu Terpadu), yaitu dengan
melakukan kegiatan perencanaan (plan), pelaksanaan (do), pemeriksaan (check),
tindakan koreksi corrective action).
1.10.3
Manajemen Waktu
Standar
kinerja waktu ditentukan dengan merujuk seluruh tahapan kegiatan proyek beserta
durasi dan penggunaan sumber daya. Dari semua informasi dan data yang telah
diperoleh, dilakukan proses penjadwalan sehingga akan ada output berupa
format-format laporan lengkap mengenai indikator progres waktu, sebagai
berikut :
Barchart, diagram
batang yang secara sederhana dapat menunjukkan informasi rencana jadwal proyek
beserta durasinya, lalu dibandingkan dengan progres aktual sehingga diketahui
apakah proyek terlambat atau tidak.
Network
Planning, sebagai jaringan kerja berbagai kegiatan dapat menunjukkan
kegiatan-kegiatan kritis yang membutuhkan pengawasan ketat agar pelaksanaannya
tidak keterlambatan. Format Network Planning juga digunakan untuk mengetahui
kegiatan-kegiatan yang longgar waktu penyelesaiannya berdasarkan total
float-nya, sehingga kesemua itu dapat digunakan untuk memperbaiki jadwal dan
agar alokasi sumber dayanya menjadi lebih efektif serta efisien.
Kurva
S, yang berguna dalam pengendalian kinerja waktu. Hal ini ditunjukkan dari
bobot penyelesaian kumulatif masing-masing kegiatan dibandingkan dengan keadaan
aktual, sehingga apakah proyek terlambat atau tidak dapat dikontrol dengan
memberikan baseline pada periode tertentu.
Kurva
Earned Value yang dapat menyatakan progres waktu berdasarkan baseline yang
telah ditentukan untuk periode tertentu sesuai dengan kemajuan aktual proyek.
Bila ada indikasi waktu terlambat dari yang direncanakan, maka hal itu dapat
dikoreksi dengan menjadwal ulang proyek dan meramalkan seberapa lama durasi
yang diperlukan untuk penyelesaian proyek karena penyimpangan tersebut, serta
dengan menambah jumlah tenaga kerja waktu bergantian.
1.10.4
Manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
K3
merupakan faktor yang paling penting dalam pencapaian sasaran tujuan proyek.
Hasil yang maksimal dalam kinerja biaya, mutu dan waktu tiada artinya bila
tingkat keselamatan kerja terabaikan. Indikatornya dapat berupa tingkat
kecelakaan kerja yang tinggi.
Integrasi
diperlukan untuk memastikan bahwa tugas menjalankan program K3 dapat dicapai
sesuai sasaran dan tujuan yang ditetapkan.
Sistem
keselamatan dan kesehatan kerja diperlukan karena alasan-alasan berikut :
1. Perusahaan mempunyai tanggung jawab moral
terhadap keselamatan dan kesehatan kerja, tenaga kerja, sifat perusahaan,
masyarakat pengguna fasilitas proyek, pemilik proyek serta menjaga keawetan dan
umur dari fasilitas yang telah dibuat. Selain itu, program K3 yang efekktif
akan meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja banyak pihak.
2. Sebagai antisipasi perusahaan untuk pemenuhan
aspek legal hukum yang berlaku sebagaimana diatur dan dipersyaratkan dalam :
Undang-Undang
Kerja tahun 1948-1951, yang mengatur keselamatan kerja beserta pencegahannya.
Undang-Undang No.14/1969, perlindungan keselamatan tenaga kerja.
Undang-Undang
No.1 tahun 1970, mengatur tentang keselamatan kerja.
Keputusan
Bersama Menteri Pekerjaan Umum No. Kep. 174/Men/1986/104/KPTS/1986, tentang
Keselamatan dan Kesehatan Kerja pada tempat dilakukan kegiatan konstruksi.
Keputusan
Menteri Pekerjaan Umum No. 195/KPTS/1989, mengenai Pelaksanaan Keselamatan dan
Kesehatan Kerja di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
Instruksi Menteri Pekerjaan Umum No. 1/IN/M/1990, mengenai Pelaksanaan Kampanye
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di lingkungan DPU.
3. Dengan menerapkan konsep keselamatan
kerja, berarti perusahaan telah menerapkan salah satu fungsi manajemen di mana
kinerja program K3 dpat menampilkan hasil program dengan tingkat kecelakaan
paling minimal atau tidak sama sekali.
4. Secara ekonomis K3 mempunyai
banyak manfaat, seperti :
Menghemat
biaya yang tak terduga.
Meningkatkan
moral dan produktivitas kerja.
Mengurangi
risiko dan menghemat biaya asuransi karenapremiumnya lebih rendah karena
sejarah kecelakaan yang rendah.
Reputasi
yang baik bagi perusahaan dalam hal keselamatan dan kesehatan kerja dapat
meningkatkan permintaan pasar terhadap keahlian perusahaan.
Tingkat efisiensi dan efektif kerja bagi
perusahaan menjadi lebih tinggi dengan menekan risiko kecelakaan yang akan
terjadi.
1.11 Peraturan-peraturan yang Berlaku
1.11.1
Persyaratan Teknis dan Administrasi Hukum
Aspek
Teknis Proyek
Beberapa
aproyek seperti infrasturktur, peukiman, tata kota dan wilayah, manufaktur dan
industri mempunyai aturan-aturan teknis yang dikeluarkan oleh instansi berikut:
Indonesia telah memiliki beberapa persyaratan
teknis yang berkaitan dengan proyek konstruksi. Persyaratan ini selalu
diperbarui secara berkala mengikuti perkembangan teknis perencanaan dan
pelaksanaan proyek, teknologi material serta efisiensi biaya, mutu dan waktu.
Standar Industri Indonesia (SII) yang
mengatur tentang standar uji klarifikasi, syarat mutu, syarat penandaan,
pengambilan sampel material diterbitkan oleh Departemen Perindustrian.
Peraturan
teknis bangunan dan proyek kelautan yang dikeluarkan oleh Dirjen Perhubungan
Laut serta Departemen Kelautan dan Perikanan.
Peraturan teknis bangunan dan proyek bangunan
udara yang dikeluarkan oleh Dirjen Perhubungan Udara serta lembaga terkait.
Peraturan-peraturan teknis dari negara lain yang telah diakui dan banyak
dipakai sebagai referensi dalam pelaksanaan proyek dan industri.
Aspek
Administratif Hukum Proyek
Beberapa
proyek dan industri mempunyai aturan-aturan administratif hukum yang
dikeluarkan oleh instansi terkait seperti:
Undang-undang
RI No. 18, Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi dan lain sebagainya, diterbitkan
melalui Keputusan Presiden dan Menteri dari Departemen Pekerjaan Umum.
Keputusan
Presiden RI No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah.
Keputusan
Presiden RI No. 61 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keputusan Presiden RI No.
80 Tahun 2003.
Undang-undang
RI No. 13 Tahun 1980 tentang Jalan Tol serta Peraturan Pemerintah RI No. 8
Tahun 1990 tentang Jalan Tol sebagai petunjuk pelaksanaannya yang diterbitkan
melalui Keputusan Presiden dan instansi PT. Jasa Marga sebagai badan hukum dari
wakil pemerintah.
Undang-undang
RI No. 38, Tahun 2004 tentang Jalan
Undang-undang
RI No. 4, Tahun 1997 serta Peraturan Pemerintah No. 23 tentang Pengelolaan
Lingkungan Hidup sebagai petunjuk pelaksanaannya yang diterbitkan melalui
Keputusan Presiden dan instansi terkait Kementrian Lingkungan Hidup. Peraturan
Pemerintah No. 27 Tahun 1999 tentang Analisis Mengenai Dampak Lingkungan
(AMDAL). Jenis Rencana Usaha dan Kegiatan Kerja Yang Wajib Dilengkapi dengan
AMDAL diputuskan oleh Menteri Negara Lingkungan Hidup pada PP No. 17 Tahun
2001.
Keputusan
Menteri Pekerjaan Umum No. 195/KPTS/1989 mengenai Pelaksanaan Keselamatan dan
Kesehatan Kerja di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
Instruksi
Menteri Pekerjaan Umum No. 1/IN/M/1990, mengenai Pelaksanaan Kampanya
Keselamatan dan Ksehatan Kerja (K3) di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
Undang-undang
RI No. 24 Tahun 1992 tentang Penataan Ruang.
Aspek
Hukum Proyek Konstruksi
Produktifitas
di dalam proyek banyak bergantung pada proses waktu pelaksanaan proyek, di mana
waktu kerja produktif harus sesuai dengan metode dan sistem yang digunakan.
Produktivitas kerja yang rendah biasanya disebabkan oleh:
Moivasi
tenaga kerja yang rendah
Kondisi
tempat kerja yang buruk
Peralatan
yang digunakan buruk
Material
di bawah standar
Komunikasi
yang buruk di proyek, pengawas yang tidak adil
Produktivitas
di dalam proyek juga memerlukan komitmen perusahaan dalam hal pelatihan studi
dan penghapusan lembur, yang menyebabkan faktor pengembalian (revenue) dn
kerugian yang tinggi bagi suatu perusahaan industri jasa konstruksi.
Karakteristik
Industri Konstruksi terdiri atas:
Sumbangan
ke Produk Domestik Bruto : 5-14 %
Sangat
rendahnya jaminan manajemen yang baik
Penggunaan
tenaga kerja: tetap dan tidak tetap
Dengan
tenaga kerja tak terlatih sekiar 90%
Banyak
pihak yang terlibat
Riset
dan pengembangannya sangat rendah
Ketentuan-ketentuan
Hukum Proyek Konstruksi
Selama
ini perkembangan aspek-aspek hukum konstruksi di Indonesia tidak seperti
negara-negara maju. Pihak kontraktor banyak diikat oleh aturan-aturan ketat,
tetapi pemilik dan arsitek/engineer posisinya lebih superior dibanding
kontraktor.
Ketentuan-ketentuan
peninggalan zaman Belanda serta ketentuan lamanya yang masih menjadi
acuan adalah sebagai berikut:
1. Keputusan
Pemerintah Hindia Belanda No. 9 Tahun 1941
2. Undang-undang
Pembangunan Kota No. 168 Tahun 194
3. Peraturan
Konstruksi Kayu Indonesia Tahun 1961
4. Peraturan
Beton Bertulang Indonesia (1971)
Hak
dan Kewajiban Pengada Jasa (Kontraktor)
Hak
pengada jasa dalam hal ini kontraktor adalah sebagai berikut:
1. Mendapaykan
bayaran untuk kemajuan pekerjaan
2. Mencari
jalan lain bila pemilik gagal melakukan pembayaran
3. Mengakhiri
kontrak karena sesuatu sebab
4. Mendapatkan
pembayaran ekstra dan perpanjangan waktu
5. Melakukan
banding terhadap keputusan owner
6. Kontraktor
bebas memilih subkontraktor
7. Kontraktor
bebas memilih subkontraktor
8. Memilih
tempat pembelian barang/material
9. Melakukan
kegiatan dengan caranya, sesuai dengan yang diizinkan
Kewajiban
kontraktor meliputi hal-hal sebagai berikut:
Walaupun ada kesulitan, keterlambatan,
ketidakcocokan, kecelakaan dalam kegiatan pelaksanaan, kontraktor harus
menyelesaikan proyek sesuai dengan aturan yang disepakati.
Kontraktor
harus memberikan perhatian terhadap karyawan dan tenaga kerjanya.
Kontraktor
diminta konfirmasinya terhadap hukum yang dimaksud dalam hal keamanaan
pekerjaan, lisensi, rekomitmen tenaga kerja, kebersihan lingkungan, pengawasan
lalu lintas serta barang yang mudah meledak.
Kontraktor
berkewajiban mengikuti gambar dan spesifikasi yang ditentukan.
Kontraktor
berkewajiban menjamin semua material, ketenagakerjaan yang harus ada pada
organisasinya maupun subkontrkator.
Penjamin
asuransi adalah kewajiban kontrak bagi kontraktor.
Kewajiban
Penyedia Jasa (Owner)
1. Membuat
dokumen lelang
2. Melengkapi
kebutuhan desain
3. Menerbitkan
dokumen lelang
4. Menetapkan
pemenang
Tugas
dan Wewenang Konsultan Pengawas/Perencana
Konsultan
adalah pihak ketiga yang mempunyai hak dan wewenang selama proses konstruksi
sejak kontrak belaku umum antara owner dan kontraktor.
Tugas
dan wewenangnya meliputi:
1. Mewakili
owner dalam administrasi dan operasional konstruksi
2. Memberikan
advis dan konsultasi kepada owner
3. Menengahi
komunikasi antara owner dan kontrakto
4. Mengawasi
kemajuan proyek
5. Memeriksa
mutu pekerjaan
6. Menyetujui
material, peralatan dan shop drawing
7. Membuat
instruksi untuk mempercepat, memberhentikan dan mengoreksi pekerjaan
8. Tidak
tunduk terhadap prosedur dan atauran kontraktor
9. Menerjemahkan
ketentuan kontrak dan menilai pekerjaan kontraktor
10. Bertanggung jawab pada
pihak ketiga karena kelalaian yang di perbuat
Klaim
dan Peselisihan
Penyelesaian
sengketa jasa konstruksi dapat dilakukan melalui pengadilan maupun di luar
pengadilan berdasarkan pilihan sukarela para pihak yang bersangkutan.
Sengketa
biasanya muncul karena adanya:
Perbedaan
penafsiran
Wan
prestasi
Adanya
aturan-aturan yang tidak jelas
Penyelesaian
di luar pengadilan dengan cara-cara sebagai berikut:
Negosiasi
Konsiliasi
Mediasi
Arbitrase
Biasanya
hasil penyelesaian sengketa ini dapat berupa kesepakatan. Penyelesaian melalui
pengadilan adalah pilihan terakhir karena prosesnya cukup lama dan kompleks
serta biaya yang cukup besar. Penyelesaian sengketa dan proses penadilan ini
adalah putusan akhir dan mengikat.
Penyelesaian
di Luar Pengadilan
Karena
sedapat mungkin menghindari proses pengadilan, penyelesaian di luar lebih
disukai karena lebih cepat, lebih murah, dan cenderung dalam suasana musyawarah
mufakat. Pada pasal 77 UU No. 18/1999 disebutkan:
Penyelesaian
jasa konstruksi di luar pengadilan dapat ditempuh untuk masalah-masalah yang
timbul dalam kegiatan pengikatan dan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi serta
dalam hal terjadi kegagalan bangunan.
Penyelesaian
jasa konstruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menggunakan jasa pihak
ketiga yang disepakati oleh para pihak.
Pihak ketiga sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dapat dibentuk oleh pemerintah dan atau masyarakat jasa konstruksi.
Intisari
Manajemen Proyek
Dari
seluruh uraian manajemen proyek pada Bab ini, dapat diberikan suatu konklusi
terpadu yang memberikan informasi struktur area manajemen proyek berupa
langkah-langkah kegiatan yang dilakukan , proses, objek dan area manajemen
proyek serta indikator kinerja yang diharapkan sebagai sasaran dan tujuan
proyek.
Pendekatan
mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang
harus diselesaikan. Dalam “pendekatan tradisional” ini, lima komponen
perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah
lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut “Siklus
Kehidupan Proyek” (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek
merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah
proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk
dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan
utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
inisiasi;
perencanaan
dan desain
pelaksanaan dan konstruksi;
pemantauan
dan sistem pengendalian;
penyelesaian.
Daftar
Pustaka
Ir.
Husen, Abrar, MT, Manajemen Proyek, Penerbit C.V ANDI Offset, Yogyakarta, 2009.
Good Job
BalasHapus