PENUGASAN 1

PENUGASAN 1

“REMIDI MANAGEMENT PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI”

SOAL

1.      Sebutkan syarat yang harus terpenuhi agar menejemen proyek dianggap mencapai tujuannya.

2.      Apa saja yang perlu ada dalam kualifikasi menejemen dalam proposal proyek Pengembangan Infrastuktur Perangkat Komputer pada kampus UPGRIS.

3.      Jelaskan tentang Organisasi matriks dalam struktur organisasi proyek

4.      Jelaskan tentang Organisasi Fungsional dalam manajemen proyek.

5.      Tim proyek yang terdiri dari beberapa tim Fungsional dipimpin oleh..?

Gambarkan Struktur Organisasinya.

JAWABAN

1.      Proyek dianggap sukses jika :

ü  Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan

ü  Sistem yang dihasilkan tepat waktu

ü  Sistem yang dihasilkan sesuai dengan anggaran

ü  Proses pengembangan sistem memiliki IMPACT minimal pada operasi-operasi bisnis yang berkesinambungan

2.      Kualifikasi menejemen dalam proposal yaitu :

ü  Surat pengantar

ü  Ringkasan Eksekutif

ü  Bagian teknis

ü  Manfaat/keuntungan yang akan diperoleh

ü  Jadwal

ü  Bagian keuangan

ü  Bagian legal

ü  Kualifikasi menejemen

3.      Organisasi matriks

Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut.  Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.

4.      Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

5.      Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional maka manajemen perlu menciptakan koordinasi antar unit yang bisa mengintegrasikan aliran kerja tanpa merubah struktur yang ada yaitu dengan menambahkan jabatan pimpinan proyek/koordinator proyek.

Koordinator proyek

ü  mengkoordinasikan pekerjaan yang berhubungan dengan proyek

ü  tidak mempunyai otoritas secara vertikal,

ü  tetapi menangani keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan performansi proyek.